B et y dnin g en av g od p lanle g g in g arrangementet slik at man kan identifisere, hånd- tere og redusere de risikoer som finnes, og utforme arrangementsområde, organisasjon og planer slik at man har best mulig forutsetning for et sikkert arrangement. 1.2.2 HANDLINGSBEREDSKAP Handlingsberedskap handler om å ruste opp arrangementets organisasjon slik at den kan håndtere både forutsette og uforutsette hendelser. Handlingsberedskap betyr at: • Personell informeres om og læres opp i hva de skal gjøre i ulike situasjoner. • Nøkkelpersoner har mulighet og kapasitet til å gjøre det som forventes av dem, for eksempel nød- vendig kunnskap og beslutningsmyndighet samt tilgang på ressurser i form av tid, penger, personell, materiell etc. • Informasjonsinnhentingen er tilstrekkelig for at man skal kunne oppdage situasjoner underveis som krever handling. • Det finnes flere velfungerende kommunikasjonska- naler for raskt å formidle forutsette og uforutsette hendelser til riktig sted i arrangementets organisa- sjon. 1.2.3 ROBUSTHET Uforutsette hendelser vil alltid kunne inntreffe under et arrangement. Det er derfor viktig at man også planlegger for det uforutsette og gir arrangementets organisasjon ekstra kapasitet i møtet med det uventede. Forsøk altså å ta høyde for uforutsette hendelser uten at organisasjon, arbeidsmåte og planer settes ut av spill av den grunn. Det er omfattende å gjøre en organisasjon robust, og krever både øvelse, erfaring og tilgang på ekspertise. Man kan komme langt ved å legge opp til reserve kapasitet (for eksempel stedfortredere for nøkkel- personell), tydelighet (i all skriftlig og muntlig informasjon og kommunikasjon) og forenkling (av planer og organisasjonsstrukturer). 1.2.4 FORSIKTIGHET Forsiktighetsprinsippet innebærer at dersom det er tvil om en handling eller en hendelse er forsvarlig, skal den betraktes som usikker og dermed utredes videre, gjøres forsvarlig eller ikke gjennomføres i det hele tatt. Husk tommelfingerregelen: Jo større usikkerhet, desto større sikkerhetsmargin. 1.3 PLANLEGG FOR EN VEL LYKKET ARRANGEMENTS ORGANISASJON Bak ethvert arrangement står en gruppe pådrivere eller entusiaster, som i de fleste tilfeller finner det nødvendig å etablere en form for organisasjon for å tydeliggjøre og fordele ansvar, arbeidsoppgaver og informasjon. Organisasjonens form og omfang vil variere med arrangementets størrelse og natur. Dette avsnittet forklarer hva som i et sikkerhets perspektiv menes med en arrangementsorganisasjon, og hvordan denne forholder seg til ulike eksterne aktører med innflytelse på arrangementet. I tillegg presenteres noen kriterier som kan legges til grunn for å planlegge og opprette en velfungerende organisasjon. 1.3.1 ARRANGEMENTSORGANISASJONEN OG DENS OMVERDEN Arrangementsorganisasjonen ivaretar alle viktige arrangementsfunksjoner som for eksempel økonomi og administrasjon, sikkerhet, booking, informasjon og produksjon. Den omfatter alle som arbeider med arrangementet inkludert ledelse, frivillige og leve- randører av varer og tjenester. Et naturlig fokus i denne veilederen er at arrangementsorganisasjonen spesielt har ansvar for å ivareta sikkerheten til alle som på én eller annen måte er involvert i arrangementet. Ved store arrangementer ansettes ofte en sikkerhetssjef som tildeles ansvar for å ivareta det praktiske sikkerhets- arbeidet innen alle arrangementets faser og deler. Sikkerhetssjefen har også en viktig koordinatorrolle som går ut på å se til at alle de øvrige arrangements- funksjonene ivaretar sikkerhetsaspektet. DSB TEMA / Veileder for sikkerhet ved store arrangementer 17
Last ned PDF-fil
Innholdsfortegnelse
Arkiv