Veileder for sikkerhet ved store arrangementer

Veileder for sikkerhet ved store arrangementerB et y dnin g en av g od p lanle g g in g 1.1 STORE ARRANGEMENTERS LIVSSYKLUS For å nå målet om et godt og trygt arrangement, er det viktig at de ansvarlige for arrangementet og dets sikkerhet er i tett dialog gjennom hele arrangemen- tets livssyklus – fra visjon til etterarbeid. Arbeidet med et arrangement, inklusive sikkerhetsarbeidet, kan sies å gå gjennom seks faser: 1. Visjon 6. Etterarbeid 2. Prosjektering 5. Gjennomføring 3. Informasjonsinnhenting 4. Planlegging Figur 1. Faser i et arrangement 1.1.1 VISJON Visjonsfasens formål er å skape et oversiktlig bilde av det man som arrangør ønsker å oppnå. Hvordan skal arrangementet være, oppleves og gjennomføres. Sikkerhet må inngå i visjonen og gi et klart bilde av arrangørens målsetning for sikkerhetsarbeidet. Visjonen bør ikke være et glansbilde, men tydelig forankret hos arrangementsledelsen og i arbeids- dokumentene. Visjonen bør være lettfattelig og skriftlig. Eksempel på sikkerhetsvisjon: Et sikkert, trygt og trivelig arrangement for alt involvert personell og materiell; med høyest mulig standard for et fornøyd publikum og minimal belastning for beboere i nærområdet. 1.1.2 PROSJEKTERING Prosjektering vil si å identifisere hva som må til av ressurser for å virkeliggjøre visjonen. Sluttresultatet av denne fasen skal dels være en bekreftelse på at arrangementet er sikkerhetsmessig gjennomførbart, dels en oversiktlig liste over hva som er nødvendig for å lykkes med dette. Under prosjekteringen bør man utrede: • Valg og utforming av arrangementsområde: Undersøk arrangementsområdets egnethet og definer de mest sentrale fokuspunktene. Les mer om valg og utforming av arrangementsområde i kapittel 6. • Ressurser og planlegging: Hvilke ressurser (personell, materiell, økonomi, tid etc.), hvilken type planlegging og hvilke planer må til for å virkeliggjøre visjonen? Når bør man starte de ulike fasene? Innhent og lag oversikt over de opplysninger som er nødvendig for arbeidsplan, kostnadsberegning, tegninger samt grunnlag for avtaler og innkjøp. Oppnevn sikkerhetsledelse. • Myndigheter og samarbeidspartnere: Hvilke myndigheter, organisasjoner, grunneiere og andre utenfor arrangementets organisasjon må informeres og kontaktes? Eksempel på fasenes tidslinje for et stort arrangement: Prosjektering: Oppstart minimum 1 år før gjennomføringsfasen. Detaljer klare minimum 6 måneder før gjennomføringsfasen. Informasjonsinnhenting: Oppstart minimum 10 måneder før gjennomføringsfasen. Detaljer klare minimum 8 måneder før gjennomføringsfasen. Planlegging: Oppstart minimum 10 måneder før gjennomføringsfasen. Detaljer klare minimum 4 måneder før gjennomføringsfasen. Gjennomføring: Fra du «flytter inn» på arrangementsstedet og til du er ferdig ryddet, tilbakestilt og overlevert til f.eks. grunneier. DSB TEMA / Veileder for sikkerhet ved store arrangementer 13side 175side 177